Cinco errores al organizar tu evento corporativo

Cinco errores al organizar tu evento corporativo

Ya os dimos en otro post anterior las claves para convertir tu evento corporativo en “el evento” así que en esta ocasión haremos un pequeño repaso a algunos de los errores habituales que se cometen al organizar cualquier tipo de encuentro, sobre todo, cuando no se cuenta con la experiencia y el apoyo de profesionales cualificados.

En una de las escenas de “En busca del arca perdida” le preguntan a Indiana Jones qué va hacer y responde que no lo sabe que lo inventará por el camino. No es que en un evento no haya margen para la improvisación, pero cuanto mejor planificado tengas todo y cuidado todos y cada uno de esos pequeños detalles, más posibilidades de que la cita acabe siendo un éxito. Ya se sabe que siempre puede acabar saliendo algo mal según la Ley de Murphy y que el “efecto demo en directo” siempre hace su aparición en el peor momento, pero si prevemos con antelación los posibles fallos, podremos tener guardado un as en la manga.

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En los eventos públicos en los que ya hay un coste de inscripción es desaconsejable cobrar por servicios adicionales. Es mejor evitar el modelo Ikea de cobrar un poquito más por diferentes partes del producto, independientemente de que los ofrezcas como extras que igual a todo el mundo no le interesan. Así, no cobres por usar la wi-fi, por dejar el coche en el parking, por los postres de diseño… es mejor incluir todos los costes en la cuota de inscripción del encuentro.

El filósofo Sócrates decía aquello de que “es mejor hacer poco y bien que mucho y mal”. Si aplicamos la filosofía socrática a nuestro evento esto supone que no pretendamos hacer cosas si no tenemos presupuesto para ello. No es bueno escoger solo herramientas gratis, siempre el presupuesto más barato o exprimir al máximo a los proveedores, ya que puedes estar poniendo en riesgo el éxito de tu evento. En vez de querer hacer mucho con poco, es mejor buscar soluciones creativas. No hace falta cancelar un showroom porque no tienes suficiente presupuesto, igual puedes reconvertirlo en un showroom virtual o hacer un pase VIP con los invitados que más te interesan para tu objetivo.

Aunque en la mayoría de los eventos nos centramos en satisfacer a nuestros clientes, proveedores, partners… un error habitual es no ponernos en su piel a la hora de acudir a nuestro evento. Es decir, por muy de moda que esté la comida de un chef, igual alguno de nuestros invitados es vegetariano o intolerante a algún alimento. Otras veces, nos olvidamos de que nuestro invitado viene acompañado y que puede ser interesante organizar actividades paralelas para aquellas personas que no estarán interesadas al 100% en nuestras charlas y conferencias.

Por último, el error más habitual es el de pensar que el evento acaba cuando terminas de recoger toda la decoración del escenario. Un buen informe con en análisis de las cosas bien hechas y las que se pueden mejorar siempre es útil como experiencia para próximos eventos. El genial Charles Chaplin decía que “me gustan mis errores, no quiero renunciar a la libertad deliciosa de equivocarme”, pero cuando estás poniendo en juego los valores de tu marca es recomendable jugar sobre seguro.



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