Cómo convertir un evento corporativo en “el evento”

Cómo convertir un evento corporativo en “el evento”

Reconozcámoslo. Siempre hay alguien en el grupo de amigos, un familiar o un compañero de trabajo que cuando les cuentas lo increíble que fue el último evento corporativo al que acudiste siempre te dirá aquello de “para increíble al que fui yo en…”, “pues si de verdad quieres una fiesta increíble entonces tienes que…” o, peor aún, igual es tu jefe el que te dice aquello de que “espero que el próximo evento que estás organizado sea tan increíble como el de…”.

Afortunadamente  has llegado hasta este post. Lo más fácil sería que nos llamaras a alguna de las oficinas de Omnitel en Madrid, Barcelona o Lisboa y nos dijeras lo que necesitas y nosotros te propondremos las mejores alternativas. Pero seguramente andarás con un presupuesto ajustado para tu evento corporativo, erróneamente pensarás que no puedes pedirle a nadie que te organice tu sarao con ese presupuesto y decidirás ir adelante organizando tú todo. Pues bien, no te preocupes, porque en el post de hoy te daremos algunas de las claves a tener en cuenta para convertir tu evento corporativo en “el evento”, sí ese del que todos querrán hablar.

En Omnitel llevamos más de 20 años organizando todo tipo eventos corporativos. Desde una presentación con desayuno hasta tu gran fiesta anual. Gestionamos la totalidad del evento, el concepto creativo, convocatoria, logística, hoteles, gestión de espacios, producción, montaje de stands, azafatas, actividades, regalos, acciones post evento, cualificación de leads, informes… todo aquello que necesites.

Así que en base a toda esa experiencia nos atrevemos a decir que el éxito de todo gran evento pasa, en primer lugar, por identificar bien el objetivo que queremos conseguir con esta acción: fidelización de clientes y partners, engagement de empleados, motivación de directivos, captación de clientes y partners, recompensar a equipos de trabajo…

Definido bien el objetivo de la acción, el siguiente paso será planificar bien todas las cosas que necesitamos para cumplirlo. Dentro de ese plan estratégico deberemos fijar un contenido para el evento y tener en cuenta las diferentes necesidades. Organizar un encuentro implica generar una idea y desarrollarla durante todo el proceso, darle forma y sentido para convertirla en realidad. Hay que tener cuidado con el desarrollo de esa idea para que vaya acorde con los valores asociados a la empresa. Un evento es una gran oportunidad para transmitir los valores de marca de una compañía y, por lo tanto, si queremos transmitir que somos digitales tendría más sentido usar invitaciones electrónicas frente a invitaciones físicas –salvo que queramos llamar la atención o crear una experiencia– o si somos una empresa comprometida con el medio ambiente abusar de elementos de plástico o cartelería de papel no reciclado resultaría algo desafortunado.

Otra clave para hacer “el evento” pasa por conectar bien con nuestros invitados y generar experiencias. No tiene sentido invertir tiempo, dinero y recursos en un evento si al final nadie lo recuerda, pasan por desapercibidos nuestros valores y no conseguimos el objetivo marcado. Si somos capaces de convertir a nuestros asistentes en protagonistas del evento, generarles sorpresas desde el inicio, cautivarles con discursos inspiradores, llegar a ellos a través de distintos canales e incluso vincularles con el evento desde mucho antes y una vez acabado, entonces tendremos muchas más posibilidades de que sea un auténtico éxito.

En aquellos eventos con enfoque de networking una forma de generar experiencias es mediante la introducción de la gamificación ya que la integración en el evento de distintas mecánicas de juegos, además de romper el hielo e involucrar a los participantes, puede ayudar a aportar fuerza e impacto a los valores de marca que queremos transmitir. Se estima que en Estados Unidos el negocio de la gamificación facturará unos 2.800 millones de dólares a finales de año.

El siguiente paso crítico será comunicar y promocionar bien el evento. Habrá que cuidar el formato y el contenido de las invitaciones y en los casos de eventos abiertos se pueden utilizar herramientas de difusión de eventos en redes sociales o por email, así como crear una web específica –o una sección especial dentro de nuestra web– para recopilar toda la información práctica del acto. También puede ser muy interesante pedir la colaboración de partners o patrocinadores para que comuniquen el evento en sus respectivos blogs y redes sociales.

Por último, recuerda que la experiencia final que se llevarán los participantes del evento dependerá de la suma de todos y cada uno de esos pequeños detalles que pueden parecer insignificantes. Quizás un impresionante lugar de celebración impacte inicialmente a los invitados pero no por ello habrá que descuidar la decoración, la luz, la música, las piezas audiovisuales, la presencia de la marca, la comida, los discursos, las fotos… pues si conseguimos tener todos estos detalles bajo control estaremos logrando una experiencia única y agradable que nuestros invitados tardarán en olvidar.

Superado el estrés de la organización del evento el trabajo bien hecho debe culminar con un buen informe de análisis, los resultados obtenidos –si son los que buscábamos–, los puntos posibles de mejora y el retorno de inversión que hemos tenidos. Ten en cuenta que el ROI puede ser diferente en función del objetivo que buscáramos: hacer networking, reforzar branding, lanzar un producto…



Uso de cookies

Este sitio web utiliza cookies para que usted tenga la mejor experiencia de usuario. Si continúa navegando está dando su consentimiento para la aceptación de las mencionadas cookies y la aceptación de nuestra política de cookies, pinche el enlace para mayor información. ACEPTAR

Aviso de cookies