Cómo diseñar la estrategia digital de tu evento (primera parte)

“Keep calm and think digital” leía hace poco en uno de los infinitos memes sobre el famoso eslogan que usó el gobierno inglés durante la Segunda Guerra Mundial (el original es “Keep calm and carry on”). Y es que hoy en día pensar en organizar un evento sin tener en cuenta su estrategia digital no tiene sentido. Una buena estrategia digital nos puede ayudar en la convocatoria del evento, en la generación de empatía, a hacer más participativo el desarrollo del mismo –por ejemplo, pidiendo que los asistentes envíen preguntas por redes sociales–…

Así que en una serie de posts que iremos publicando en las próximas semanas os daremos algunos consejos interesantes a tener en cuenta a la hora de diseñar la estrategia digital de tu evento antes de empezar, durante y al terminarlo.

Empecemos en este post por el previo. Como punto de partida tendrás que incluir el evento en tus canales y redes sociales. Si aún no tienes perfiles es mejor crear uno genérico de la compañía –siempre y cuando luego vayas a darle continuidad de contenidos– que crear uno específico del evento.

A la hora de elegir el mix de redes sociales, debes pensar en dos cosas: el target de tu audiencia y el SEO de tu página. Por ejemplo: si vas a hacer un evento y lo vas a contar, Twitter y Facebook te van a ser más que útiles, pero piensa también en tener un canal en Instagram y en Google + (sí, esa red que todo el mundo piensa que vale de poco pero que, de momento, sigue contando para SEO). Y si vas a grabar vídeos, ¡no te lo pienses! Ábrete un canal en YouTube.
Es más que interesante que tengas en tu web un hueco destinado a ser el “cuartel general” del evento, donde aglutines toda la información del mismo: dónde es, el programa, los participantes, etc. Además, también estaría bien que en tu blog hicieras referencia al mismo.

Antes del evento debes de fijar un hashtag para empezar a promocionar con antelación el evento. Existen muchas herramientas para ayudar a elegirlos, para ver los que se están usando, comparar diferentes hashtags… al final del post os daremos algunos ejemplos de herramientas útiles, pero básicamente para la elección de un buen hashtag para tu evento basta con escoger un hashtag que sea único, sea corto y relevante y asociado a tu evento. Por ejemplo las conocidas charlas #TEDx no sólo generan marca sino que también han permitido la regionalización y tematización del evento sin perder el branding de la marca. También son un clásico los hashtag de Apple para seguir las presentaciones de sus productos: #AppleEvent o #AppleLive. Otro caso de gran relevancia solidaria fue el #IceBucketChallenge el año pasado o el reciente #RetoUnMillón de Pablo Ráez para incrementar el número de donantes de médula.

Una vez que tengas definido el hashtag promociónalo en la cartelería del evento, en los diferentes perfiles corporativos en las redes sociales, comunícaselo a los invitados que se vayan registrando al evento, pide a colaboradores y patrocinadores que lo difundan o que incluso jueguen con él para lanzar promociones especiales asociadas al evento, familiariza a tus ponentes y expositores, a los blogueros y personas influyentes que les pueda interesar…

Recuerda que estamos en el previo al evento y que será interesante empezar a usar el hashtag de forma recurrente. Para ello programa dos o tres mensajes semanales en los que ir informando sobre novedades del evento –nuevos ponentes, actividades…– y otras cuestiones prácticas –ubicación, accesos, planes de ocio…–. Recuerda siempre incluir en las publicaciones enlaces a la web del evento y a los perfiles en las redes sociales. Y en el día o días previos al montaje puedes empezar a #calentarmotores subiendo fotos de la preparación.



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