Las ferias y congresos siguen siendo uno de los canales B2B más potentes para generar pipeline y cerrar oportunidades de negocio. Sin embargo, su éxito depende de una planificación detallada, una buena gestión de leads y una medición realista del retorno.
Particularmente, en Omnitel nos encanta crear este tipo de eventos para nuestros clientes, porque, además, son un espacio idóneo para generar experiencias únicas integrando la tecnología y las posibilidades que nos ofrecen los entornos virtuales.
Con esta capacidad de acción, maximizar el ROI debe ser una prioridad a la hora de plantearnos este tipo de eventos. ¿Cómo? En este artículo te compartimos una guía práctica con las claves.
El retorno de una feria comienza mucho antes de abrir el stand. Una preparación estratégica garantiza que cada acción en el evento esté orientada a generar resultados medibles.
Nuestro checklist debe incluir los siguientes aspectos:
- Definición de objetivos SMART. Por ejemplo: generar 150 leads cualificados o cerrar 10 reuniones de alto valor.
- Diseño de la propuesta de valor de tu stand: con un mensaje claro, demo atractiva y materiales descargables alineados con tu embudo de conversión.
- Integración del CRM y las campañas: crea listas y workflows con etiquetas específicas del evento para medir resultados después.
- Activación de un sistema de pre-citas mediante landing o email marketing para llegar con reuniones ya agendadas.
- Formación a tu equipo: asigna roles (captador, demo, closer) y revisa el guión de conversación y objetivos.
Qué hacer durante un evento para captar leads cualificados
En la feria/congreso/evento, el objetivo es transformar cada conversación en un dato útil. La rapidez y calidad de la captura determinan el potencial de conversión posterior.
- Digitaliza la recogida de datos: utiliza apps de lead retrieval o escaneo de badges conectadas al CRM.
- Cualifica en tiempo real con un formulario breve (nivel de interés, plazo de compra, rol del visitante).
- Crea micro-acciones que generen engagement: demos interactivas, descargas por QR o sorteos vinculados a contenidos.
- Fomenta la difusión social con hashtags o contenidos en directo para amplificar el alcance digital.
Estas prácticas no sólo generan más leads, sino que facilitan un seguimiento inmediato y medible.
Después del evento: seguimiento off-site que convierte
Cuando termina la feria, el trabajo continua. Los leads más valiosos se pierden por falta de respuesta o personalización en el seguimiento. Por eso, nuestro equipo de eventos recomienda este plan de acción:
- Importa y etiqueta los leads en tu CRM, asegurando su procedencia.
- Segmenta por scoring para priorizar los contactos más calientes.
- Lanza una cadencia multicanal: email de agradecimiento, llamada en 48 h y conexión por LinkedIn.
- Automatiza workflows de nurturing con contenido adaptado al interés detectado.
- Cierra la atribución: marca oportunidades en el pipeline con el evento como origen.
La clave está en responder rápido y ofrecer contenido relevante.
Herramientas para recopilar datos y medir rendimiento
Apoyarse en la tecnología adecuada multiplica la eficiencia. Las mejores prácticas internacionales destacan el uso de herramientas integradas que permitan recoger, analizar y activar datos en tiempo real. Algunas de las que utilizamos en nuestro día a día son las siguientes:
- Lead retrieval / badge scanning: apps oficiales o soluciones externas conectadas al CRM.
- CRM y automatización (HubSpot, Marketo, etc.): para scoring, workflows y medición del ROI.
- Plataformas de eventos (Bizzabo, Eventbrite): recopilan métricas de asistencia, interacciones y tráfico.
- Dashboards de análisis: Power BI, Tableau o Google Data Studio para visualizar KPI y evolución del pipeline.
KPI: qué medir para saber si el evento fue rentable
Medir el ROI real de una feria requiere ir más allá de contar visitantes. Lo que importa es su impacto en negocio: cuántos leads se convierten en oportunidades y ventas.
La fórmula básica es ROI = (Ingresos atribuibles al evento − Coste total) / Coste total
Además, te proponemos que tengas en cuenta estas métricas:
- Leads totales y % cualificados (MQL/SQL).
- Coste por lead (CPL) y coste por oportunidad.
- Número de reuniones o demos realizadas.
- Pipeline generado y porcentaje de cierre.
- Tasa de conversión y tiempo medio de venta.
- Engagement on-site y alcance social.
Es interesante que realices la evaluación de resultados a 30, 90 y 180 días, según el ciclo de venta de tu producto o servicio.
Maximizar el ROI en ferias no depende de invertir más, sino de planificar con intención, capturar datos útiles y medir con rigor. Con un checklist sólido, herramientas conectadas y un seguimiento ágil, cada evento se convierte en una oportunidad real de crecimiento.
Si necesitas un partner para que tu evento sea un éxito, ¡no dudes en contactarnos!
