Sabemos que es difícil alcanzar la perfección, pero si nos ponemos como objetivo el evento perfecto, al menos estaremos garantizando un evento excelente. Sobre todo, ahora que estamos viendo a un nuevo auge de los eventos corporativos tras las restricciones de la pandemia. Tanto es así, que según la consultora Verified Market Research el mercado mundial de la industria de los eventos crecerá más de un 13 % anual desde los 886.990 millones de dólares de 2020 hasta los 2,19 billones en 2028.
Y es que los eventos presenciales siguen siendo muy relevantes a la hora de potenciar una marca, fidelizar a los clientes o generar nuevos contactos. Así lo reconocía el 53,7 % de los profesionales de marleting B2B que participaron en el Observatorio MarTech Trends “Claves y tendencias del Marketing B2B en el sector tecnológico” elaborado por Omnitel.
Dicen que raramente recordamos los días, sino más bien los recuerdos y emociones que nos sobrecogieron durante determinados momentos. Y, con la experiencia que nos da al equipo de eventos de Omnitel el haber organizado más de 3.000 eventos de todo tipo, es que los eventos corporativos deberían ser la suma de momentos imborrables para los asistentes. Al fin y al cabo, a veces nos obcecamos en buscar el lugar perfecto, cuando tenemos la experiencia y los recursos para crear el lugar perfecto.
Pero del mismo modo que es fácil crear momentos inolvidables, también resulta muy sencillo echar a perder un evento en tan sólo siete pasos por cuestiones tan simples como:
1 NO PLANIFICAR EL EVENTO CON PREVISIÓN
No es que no se pueda organizar un evento con poca antelación, pero si estamos hablando de que los eventos son emociones, el proceso de analizar y entender a la audiencia para impactar en sus emociones y comportamiento requiere de cierto tiempo de preparación. Sobre todo, teniendo en cuenta que según un estudio de CIO Review de 2019, la mayoría de las empresas destinaba al menos un 25 % de su presupuesto de marketing a la organización de eventos.
2 NO GENERAR EMOCIONES DESDE EL PRINCIPIO
Uno de los principales retos es la personalización y la creación de experiencias singulares para los asistentes desde antes de la celebración del mismo y una vez finalizado. De hecho, según un estudio de AMEX, el 54 % de los planificadores de evento invierte más tiempo en la atención y experiencia del asistente que en cuestiones logísticas. Un evento no es sólo trabajo, también debe entretener, motivar, inspirar y ayudar a crear networking y equipos. Por eso es importante planificar acciones para crear emociones desde el momento en que una persona recibe la invitación para el evento.
3 NO OFRECER NADA DIFERENCIADOR
Cada vez cobra más importancia tener un gancho en el evento corporativo, ya sea un ponente con nombre, la realización de una actividad atractiva o escoger un venue emblemático. Ya que, ante tal avalancha de eventos, los invitados acaban seleccionando aquellos que le resultan de mayor interés y prevén una mayor empatía. No hay que olvidar tampoco la importancia de crear eventos que apuesten por la sostenibilidad desde su preparación hasta su ejecución.
4 NO LIDERAR EL EVENTO
Uno de los principales retos de los eventos es conseguir que los asistentes participen en el evento y se mantengan activos a lo largo del evento e incluso desde el momento en que reciben las invitaciones para que ayuden a generar cierto ruido en torno al evento. Así que para potenciar la interacción de la marca y crear experiencias imborrables, es necesario generar contenidos y espacios que faciliten esas conversaciones e identificación con la marca. Por ejemplo, con la creación de rincones para selfies, ensalzando momentos únicos del evento, creando contenidos pre y post evento, lanzando encuestas y juegos en redes sociales…
En este sentido, la tecnología se ha convertido en un gran aliado para activar acciones creativas e interactivas en los eventos corporativos, por ejemplo,
usando la realidad virtual para hacer presentaciones interactivas o el uso de funcionalidades de los teléfonos inteligentes de los asistentes para participar en encuestas o escanear códigos QR en búsquedas del tesoro para rellenar encuestas de satisfacción.
5 NO PENSAR QUE EL CLIENTE QUIERE ALGO MÁS QUE STREAMING
La pandemia acercó a los clientes de fuera de las grandes ciudades gracias al streaming de eventos y los eventos virtuales. Pero ahora, cada vez más clientes vuelven a apostar por los road shows como vía para apostar por la cercanía y personalización llevando evento a cada rincón donde haya un cliente. Según el Observatorio MarTech Trends de Omnitel los eventos 100 virtuales sólo resultan muy relevantes para el 17% de los encuestados, mientras que uno de cada dos (el 50 %) lo encuentra nada relevante.
6 NO APROVECHAR LAS VENTAJAS DEL TELEMARKETING
En las grandes ciudades suele haber una importante caída de confirmados para el evento. Por eso el telemarketing B2B es una excelente herramienta, no solo para reforzar las confirmaciones de asistentes, sino para descubrir a potenciales invitados y hacer perfilados para ver si son clientes interesantes para invitar a un determinado evento. El telemarketing es un servicio útil para recopilar información previa sobre la audiencia de cara a conocer sus inquietudes y necesidades y poder crear mensajes y momentos adecuados para satisfacer esas motivaciones.
7 NO TENER EN CUENTA LOS IMPREVISTOS
Ya lo dice la ley de Murphy: si algo puede pasar, pasará. Es más, cuando varias cosas pueden fallar, siempre lo hará la que cause un mayor perjuicio. Es prácticamente imposible tener todo garantizado al 100 % por lo que siempre hay que estar preparado para cualquier cosa pero, sobre todo, haber planificado las respuestas a los posibles imprevistos. Una razón de más para contar con la ayuda de un equipo profesional de eventos que sepa entender las expectativas y los objetivos de cada cliente y disponer de las herramientas y experiencia necesarias para alcanzarlos con éxito. Como decía la escritora Maya Angelou, puede que no controles todos los eventos que te suceden, pero sí puede decidir no ser reducidos por ellos.
