La pandemia, aunque ya quede lejos, nos trajo numerosos cambios en todos los ámbitos de nuestro día a día, y eso incluye la manera de realizar eventos.
Uno de ellos fue la incursión de lo virtual; si antes de 2020 dábamos pequeños pasos para ampliar el alcance de un evento a través de la tecnología, tras el COVI-19 los eventos híbridos se han consolidado como la fórmula clave para que las empresas amplíen su alcance y maximicen el engagement.
Sea cual sea tu negocio, pero especialmente si es IT, la clave para que un evento híbrido genere atención y retenga es que la audiencia remota sienta que forma parte del mismo, que está integrada.
Mezclar lo presencial y lo virtual requiere una planificación meticulosa y un enfoque equilibrado en tecnología, experiencia de usuario y análisis de datos. En este post te presentamos las palancas fundamentales para diseñar un evento híbrido de éxito este 2025. ¡Sigue leyendo!
Empecemos por el tema audiovisual. La calidad de la imagen y sonido es innegociable en un evento híbrido. Y lo es porque existe tecnología lo suficientemente avanzada como para poder ofrecer una experiencia excelente al usuario.
Por ejemplo, en nuestros eventos híbridos nos gusta emplear cámaras PTZ y micrófonos direccionales, que aseguran un seguimiento fluido de ponentes y paneles, capturando cada matiz de voz.
También utilizamos plataformas que integran y combinan el streaming en directo con salas de networking virtual y moderación de chats en tiempo real.
Finalmente, algo que nos encanta desarrollar para los eventos de nuestros clientes son las innovaciones inmersivas: la realidad aumentada y las animaciones 3D ya no son elementos extras, son un must para mantener enganchados tanto a los asistentes presenciales como online.
Interactividad y networking sin barreras
Evitar que el público virtual se convierta en un mero espectador de nuestro evento digital es uno de los mayores retos que encontramos a la hora de crear una auténtica experiencia híbrida. ¿Cómo podemos romper esa distancia?
- Con chats temáticos y Q&A moderadas para que las preguntas online lleguen al escenario principal.
- Con speed networking virtual con algoritmos de emparejamiento, que programen rondas de encuentros de 5–7 minutos.
- Con gamificación: puntos, badges digitales, sorteos… que promuevan la participación activa.
Con estas dinámicas podemos lograr que los asistentes virtuales formen parte de una comunidad viva y vinculada al contenido.
Logística y experiencia de los asistentes presenciales
Veamos ahora un aspecto que incide en los asistentes presenciales: el cara a cara conserva un valor diferencial que también podemos enriquecer.
Por ejemplo, podemos utilizar la tecnología para crear espacios phygital con pantallas táctiles o tablets, en los que el público interactúe con contenidos digitales y participe en encuestas en tiempo real. La gamificación siempre funciona, estemos en el espacio físico o conectando en remoto.
Otro aspecto muy interesante para crear una buena experiencia de usuario es optimizar el flujo de los asistentes con señalización clara, registro exprés, staff dedicado a guiar a las personas entre los diferentes espacios y momentos del evento, y todo ello adaptado también a las personas con movilidad reducida (rampas, LSE…).
Y algo que no debemos olvidar, aunque pueda parecer evidente, son los protocolos de higiene y ventilación adecuados; la seguridad aporta confianza y refuerza la imagen profesional del evento.
Cómo utilizar la comunicación y marketing omnicanal en los eventos
Todo evento, presencial y remoto, cuenta con su pre, durante y post. En la fase previa trabajamos para generar expectativa; durante el evento, queremos mantener ese engagement; y en la fase post buscaremos prolongar el impacto de nuestra acción.
Un enfoque multicanal nos ayudará a conseguir esos objetivos. Te dejamos aquí algunas ideas que puedes implementar:
- Campañas segmentadas: resalta el networking cara a cara para quienes asistirán físicamente y el acceso a contenidos on‑demand para los virtuales.
- Momentos destacados: aprovecha las redes sociales (LinkedIn Live, Instagram Stories, directos en YouTube…) para sumar visibilidad y alcance.
- Emails de seguimiento automatizados: recordatorios previos, encuestas de satisfacción y envío de presentaciones o whitepapers refuerzan el mensaje y prolongan el diálogo.
De esta manera, tu evento trasciende la fecha concreta y sigue generando valor semanas después.
Medición de resultados y retorno de la inversión
Al finalizar cualquier evento, es necesario realizar la evaluación de los resultados que nos permita optimizar futuras ediciones.
Para poder medir bien, recomendamos que los KPIs estén definidos desde la fase de conceptualización. Para nosotros, estos tres son fundamentales:
- Tasa de asistencia (presencial vs. virtual) y duración media de conexión.
- Nivel de interacción: número de preguntas, encuestas respondidas y descargas de materiales.
- Generación de leads: reuniones one‑to‑one agendadas y pipeline atribuido al evento.
Sobre cómo establecer KPIs, medir los resultados y el ROI hemos hablado en otras ocasiones en nuestro blog.
Planificar un evento híbrido en 2025 implica una visión global donde la tecnología, la experiencia de usuario y la analítica convergen para ofrecer un formato poderoso y escalable. ¿Estás preparado para crear experiencias memorables? Contacta con nosotros y te acompañaremos en todo el proceso.
